De scope van een ERP project bepalen? Vier tips!
09 maart 2016
In een ERP traject moet je niet alleen hard, maar vooral slim werken om het project binnen het budget en de gestelde tijdsduur af te ronden. De grootste plaag voor ERP projecten is dat ze langer duren dan gepland is. (Zie ook het artikel: oorzaken van vertraging ERP project)
Dit probleem komt voornamelijk omdat de scope van het traject niet goed wordt bepaalt. Te vaak wordt de scope gebaseerd op simpele aannames, zoals het benodigde aantal modules of het aantal gebruikers. Er wordt niet goed gekeken naar zaken als operationele complexe processen, diversiteit in producten en de mate van standaardisatie. Dit zijn wat voorbeelden van variabelen die de impact van kosten en duur van het project serieus kunnen beïnvloeden. Om u een beetje op weg te helpen geven we een viertal zaken waar u rekening mee moet houden wanneer u de scope van een ERP traject aan het bepalen bent.
1. Hou rekening met de complexiteit van uw bedrijf
Zijn de processen van uw bedrijf relatief simpel? Of zijn ze juist zeer complex, bijvoorbeeld door een grote diversiteit aan producten? De mix van operationele complexiteit versus simpliciteit, standaardisatie versus decentralisatie en de wil van werknemers om te veranderen, zijn allemaal voorbeelden van variabelen die uiteindelijk de kosten en duur van het ERP traject zullen bepalen. Zorg voor een onafhankelijk kijk op deze variabelen als u begint met de planning van het project (en dat is niet de software leveranciers die u iets probeert te verkopen!).
2. Kijk verder dan techniek alleen
Activiteiten betreffende techniek zijn zelden het probleem bij het verkeerd bepalen van de scope. Techniek is niet de belangrijkste factor van succes bij een ERP implementatie. Een belangrijkere en kritische succesfactor is het goed analyseren en herstructureren van bedrijfsprocessen en het toepassen van verandermanagement. Hier ligt meestal het probleem. Focus meer op dit deel van het ERP traject en niet teveel op het technische aspect.
3. Wees realistisch
Zorg ervoor dat u op tijd detecteert of iets reëel is, of juist een aanname die te kort door de bocht genomen is. Dit zal het verschil maken tussen succes en falen. Zo beginnen veel bedrijven met een implementatie, met de aanname dat er geen maatwerk nodig is in dit project. Dit terwijl bij ongeveer 90% van de ERP implementaties maatwerk wordt toegepast. Hou hier rekening mee in de scope, want maatwerk kost tijd en geld. Neem daarom aan het begin van het project de tijd om de bepaalde scope goed te analyseren, en ga na of de genomen aannames correct zijn.
4. Kijk naar de praktijk en de lange termijn
In theorie zouden wij vele organisaties bij een implementatie duizenden euro’s kunnen besparen door organisatorisch verandermanagement niet toe te passen. Als we echter zo’n plan zouden presenteren, zou dit een onjuiste weergave van de realiteit zijn. Dit met risico’s op de lange termijn als verzet van werknemers, uitlopen van het project en verloren leads en prospect. Als op papier lijkt dat er tijd en geld bespaart gaat worden, wil dit niet zeggen dat het in de realiteit zo is. Dit klinkt heel logisch, maar de fout wordt te vaak gemaakt. Zorg er daarom voor dat wanneer de scope bepaalt wordt, gekeken wordt naar mogelijke knelpunten en kosten op de lange termijn. Niet alleen het besparen van tijd en geld op de korte termijn.
Meer informatie over ERP?
Vragen over ERP of andere bedrijfssoftware?
Neem contact op met Jaap Lucas voor een vrijblijvend gesprek.
Of bel direct: 0318-745010