Waarom Microsoft’s Excel gevaarlijke software is
24 maart 2016
Iedereen kent de software en bijna iedereen gebruikt het. Logisch, want Excel is een zeer uitgebreid en goed werkend software programma. Maar voor bedrijven kan Excel gevaarlijke software zijn.
Waarom? Dat beschrijven we in dit artikel aan de hand van een aantal sprekende voorbeelden. Daarnaast geven we u wat tips als uw bedrijf toch besluit met Excel te gaan/blijven werken.
Kleine fouten met grote gevolgen
Het gebruik van spreadsheets kan zeer negatieve gevolgen hebben. Deze gevolgen variëren van het lekken van informatie door een gebrek aan beveiliging (Kawasaki) tot enorme verliezen door ‘kleine foutjes’ in de spreadsheets (o.a. Framingham (1.5. miljoen) en TransAlta (24 miljoen)). In 2013 verloor JPMorgan circa 6 miljard dollar, dankzij een Value-at-Risk model dat draaide in meerdere spreadsheets. De Chief Investment Office had een nieuw Value-at-Risk (VaR) model nodig voor zijn synthetisch krediet portfolio. Het nieuwe model werkte aan de hand van een serie aan Excel spreadsheets die handmatig moesten worden afgerond, door spreadsheets handmatig te copy-pasten van de ene naar de andere spreadsheet. Pas nadat het model klapte kwam The Model Review Group erachter dat het proces handmatig in plaats van automatisch ging, en vonden heel veel fouten in het model.
Een ander voorbeeld, iets dichter bij huis, is dat van het Waterschap de Veluwe. Zij moesten 2,7 miljoen euro interen op hun reserves omdat een te lage heffing werd opgelegd aan eigenaren van woningen en bedrijfspanden. Dat kwam door een foutje, meldde het waterschap. In een spreadsheet zijn per ongeluk twee velden omgewisseld, waardoor de aanslag zo’n vijf procent lager was uitgevallen. (Trouw, 2009)
Excel is te makkelijk in gebruik
Excel is zeer gemakkelijk in gebruik en daar ligt nou juist een groot deel van het probleem. Mensen zonder vaardigheden in programmeren kunnen relatief ingewikkelde applicaties in elkaar draaien. Er is echter geen debug, geen audit-trail en geen wijze om goed in te kunnen zien waarom een spreadsheet een bepaalde waarde aangeeft.
Excel is een zeer onhandige manier om je bedrijf mee te runnen, maar tegelijkertijd een hele voor de hand liggende. Het programma wordt als het ware geprogrammeerd door dezelfde mensen die het gaan gebruiken, dit zorgt ervoor dat de code bij elkaar wordt geraapt. Daarnaast zorgt het voor inefficiëntie, wat als gevolg kan hebben dat werknemers de software gaan ontwijken, ook wel workarounds genoemd. (Lees ook dit artikel over workarounds)
Successen en missers van Excel
Successen | Missers |
Wereldwijde adoptie van een goedkoop, toegankelijke en gestandaardiseerd financieel programma. | JPMorgan en “the London Whale” – copy-pasten van spreadsheets leidt tot 6.2 miljard dollar verlies. |
Revolutie in financieel projectmanagement. Grote, gecompliceerde en lange-termijn deals kunnen duidelijk worden gepresenteerd. | West Coast Main Line – Biedingen afgekeurd, voornamelijk door technische fouten in spreadsheets. Kosten voor de belastingbetaler: 55 miljoen dollar. |
Eigenaardige risico’s van gecompliceerde en gestructureerde financiële producten konden makkelijker worden blootgelegd. | Fidelity Magellan – een verlies wordt door fouten in spreadsheets gezien als winst, met als gevolg grote chaos in de dividenden van aandeelhouders. |
In staat stellen van vermogensanalisten om te dealen met groei van cijfers van bedrijven en taxaties, in toenemend detail. | Fannie Mae – doet een upgrades naar een nieuwe accounting standaard – $1.3 miljard wordt per ongeluk toegevoegd aan de winst. Als dit wordt ontdekt, dalen de aandelen aanzienlijk. |
Toch Excel gebruiken voor uw bedrijf? Een aantal tips:
1. Accepteer fouten
Accepteer dat Excel door mensen wordt gebruikt en geprogrammeerd, en mensen maken nou eenmaal fouten. Focus daarom op een check op de kwaliteit die ervoor zorgt dat de spreadsheets worden getest (en wellicht nog een keer) door een team met relevante skills.
2. Houd het simpel
De meeste spreadsheets zijn er op ingericht om een simpel verhaal te vertellen. Gecompliceerde spreadsheets zijn zowel lastig te lezen alsook moeilijk te checken op fouten. Een kleine selectie van lettertypen, gebruik van kleuren en een uiteindelijk overzicht in één blik, zorgen ervoor dat spreadsheets gemakkelijk inzichtelijk blijven.
3. Breng structuur aan
Samenwerken in een sheet kan een handige tool zijn in spreadsheets, maar er moet altijd iemand worden aangewezen die het bestand beheert en er verantwoordelijk voor is. Een goed overzicht is nodig om te voorkomen dat fouten en niet consistente stylen onopgemerkt blijven.
Meer informatie over bedrijfssoftware?
Vragen over ERP of andere bedrijfssoftware?
Neem contact op met Jaap Lucas voor een vrijblijvend gesprek.
Of bel direct: 0318-745010