Wanneer het de juiste tijd is voor ERP implementatie? Nooit!
22 juni 2016
“We weten niet of we het budget wel goedgekeurd krijgen.” “De werknemers zijn al druk genoeg.” “Er is veel personeel met vakantie in deze periode.” “Het is gewoon niet de juiste tijd nu.”
Herkenbaar? Het zijn veelgehoorde argumenten waarom het niet het juiste moment is om aan een ERP implementatie te beginnen. Maar we hebben slecht nieuws. Het is eigenlijk nooit de juiste tijd om aan een ERP implementatie te beginnen, er is altijd wel iets wat dit lastig maakt op elk gegeven moment. Maar het is wel iets dat bedrijven nodig hebben om bijvoorbeeld de groei te kunnen schalen, omzet te verhogen en/of klanten goed tot dienst te kunnen blijven. Het is een “noodzakelijk kwaad”, en één die niet gemakkelijk is om te doen.
Er zijn echter ook genoeg argumenten en overwegingen om een ERP implementatie traject direct te starten, in plaats van te wachten. We hebben er alvast vier voor u op een rij gezet:
#1: Kosten vs. baten van ERP implementatie
Weeg de kosten van direct starten met een ERP implementatie op tegen de baten. Tijd, geld, middelen en de nodige werkdruk zijn een aantal zaken die zeker in een ERP initiatief gestoken gaan worden. Maar in de meeste gevallen wegen de kosten niet op tegen de baten van nieuwe (en goed geïmplementeerde) ERP software. Kijk naar hoe nieuwe technologie kan helpen om de kosten te reduceren, efficiënter te gaan werken en de werknemers productiever te maken. Zorg er voor dat je weet hoeveel het kost om te wachten met een implementatie. (Hoe? Lees daarover ook dit artikel.) Als inzichtelijk is gemaakt hoeveel het kost om te wachten met een implementatie, is dit vaak een zeer goede motivatie om zo snel mogelijk te beginnen.
#2: Goede strategie helpt bij de keuze
Het gigantische aanbod in ERP- en andere bedrijfssoftware, en de mogelijkheden daarvan, kunnen overdonderend zijn. Echter, het selectieproces hoeft niet per se heel ingewikkeld te zijn. Zorg voor een strategie waarin u objectief de technologie kunt analyseren en structureel opties kunt elimineren. Zo kunt u kiezen tussen SaaS of On-premise, “single ERP” of “best of breed”, gestandaardiseerd of gecentraliseerd en heel veel andere opties. Als u hier al een aantal keuzes in heeft gemaakt, passend bij uw bedrijf en processen, kunnen al veel opties worden uitgesloten. Hiermee is de selectie van de juiste software al een stuk gemakkelijker geworden.
#3: Kijk ook naar alternatieven
Het kan natuurlijk ook zijn dat het inderdaad niet de juiste tijd is om een ERP implementatie te doen, of bijvoorbeeld niet voor uw hele organisatie maar slechts een deel. Wellicht dat een upgrade van het huidige systeem voorlopig voldoende kan zijn. Of wellicht is het veranderen van bepaalde bedrijfsprocessen al toereikend voor het gewenste resultaat. Het is niet altijd nodig om een compleet nieuw ERP systeem te implementeren, er zijn soms ook andere opties. Zorg wel voor iemand die goed, onafhankelijk en objectief kan bekijken wat uw bedrijf nodig heeft.
#4: Trotseer weerstand
Weerstand vanuit de organisatie is nooit een goede reden tot wachten. Helaas is het wel vaak de reden waarom een ERP implementatie wordt uitgesteld. Niet willen doorvoeren van organisatorisch verandermanagement zou nooit de aanleiding moeten zijn om een initiatief, die grote voordelen heeft voor uw bedrijf, niet door te voeren. Bepaal waar de bronnen van resistentie zitten en kijk hoe dit mogelijk kan worden opgelost. De conclusie daarvan vormt de basis voor de strategie en het plan tot organisatorisch verandermanagement.
Afsluitend, en het allerbelangrijkste: Bij een ERP implementatie is het vooral goed om te kijken naar de bedrijfsvoordelen op de lange termijn, in plaats van te kijken waarom het niet uitkomt op de korte termijn.
Meer informatie over ERP?
Vragen over ERP of andere bedrijfssoftware?
Neem contact op met Jaap Lucas voor een vrijblijvend gesprek.
Of bel direct: 0318-745010