085-0494494

panel
Home > ERP implementatie > 5 vragen die u moet stellen alvorens te starten met implementatie van ERP

5 vragen die u moet stellen alvorens te starten met implementatie van ERP

28 november 2017

Na een lang selectietraject staat u op het punt om ERP te gaan implementeren. U bent enthousiast over het idee dat u binnenkort eindelijk afstand kan doen van het oude systeem.

U en uw team kunnen niet wachten om te beginnen. Voor veel van onze klanten die wij hielpen met een selectietraject is dit heel herkenbaar. En dat is ook logisch, als eenmaal een juiste match is gevonden, wilt u hier ook snel mee aan de slag. Maar toch adviseren wij onze klanten altijd om rustig aan te doen. Neem de tijd om een solide strategie en goed plan op te zetten alvorens te starten met de ERP implementatie. 

Dit doen we met verschillende redenen. De belangrijkste; bedrijven met een solide strategie hebben een veel grotere kans op succes. Daarnaast zorgt het ervoor dat het projectteam een helder beeld heeft van verwachtingen en gekozen richting, wat ervoor zorgt dat het project beter zal laten verlopen. Om een implementatie goed te laten verlopen is daarom het verstandig om u een aantal dingen af te vragen. De antwoorden op deze vragen is een belangrijk deel van de strategie en het plan voor implementatie. 

1. Is het projectteam goed samengesteld?

Echt waar, geloof ons maar, hier wilt u uw beste medewerkers in hebben zitten. Zo belangrijk is dit. Maar tegelijkertijd een grote uitdaging. Om deze medewerkers te identificeren is al lastig. Maar er daarnaast ook voor zorgen dat er ruimte in hun agenda wordt vrijgemaakt voor het project is een nog grotere uitdaging. Maar wel heel belangrijk. Want ze gaan hier veel tijd aan kwijt zijn, zorg dan ook dat ze daar de gelegenheid en ruimte voor hebben. Voeg daarnaast een externe consultant toe aan dit projectteam met een gedegen ‘trackrecord’. Zijn of haar ervaring met andere implementaties zal zonder twijfel helpen om uw implementatie in goede banen te leiden. 

2. Hoe ziet het organogram van het projectteam er uit? 

De rollen van het projectteam moeten goed worden gedefinieerd, net zoals de structuren van o.a. rapportages en relaties. Er zijn vele rollen die moeten worden vervuld, dus zorg ervoor dat in het organogram onder andere worden opgenomen: het project management, functioneel- en technisch toezicht en management, verandermanagement en ook bijvoorbeeld het verbeteren van bedrijfsprocessen.

3. Hoe gaat u het systeem integreren met systemen van derden?

Voor veel organisaties is het niet mogelijk om een ERP systeem te vinden dat aan alle gestelde voorwaarden kan voldoen. Met als gevolg dat er andere systemen bijgevoegd moeten worden. Als dit het geval is, is het van belang om te bepalen hoe deze systemen gaan worden geïntegreerd. Hierbij is het belangrijk om de overkoepelende structuur van de oplossing te definiëren. Dit zodat er een heldere manier is om de complete oplossing (bestaande uit meerdere systemen) uit te zetten in uw bedrijf. 

4. Hoe gaat u het proces en progressie evalueren?

Het is erg belangrijk om met enige regelmaat even een stap terug te doen en te evalueren op vooraf bepaalde punten. Zorg van tevoren dat belangrijke mijlpalen worden vastgesteld  en kritische succesfactoren worden bepaald. Dit zorgt ervoor dat u op tijd in kunt grijpen voordat het te laat is. Af en toe een stap terug doen is echt een teken van kracht, absoluut niet van zwakte. Het gebeurt regelmatig dat een projectteam deadlines wil halen en maar blijft doorgaan terwijl het project scheef begint te lopen. Hopen dat het vanzelf goed komt gaat echt niet helpen. Laat u niet teveel leiden door gestelde data en deadlines. Mijlpalen of zogenaamde stage gate (zie afbeelding hieronder) checks zijn veel belangrijker. Durf een stap terug te zetten als dit nodig is. 
stage-gate model
.
5. Wanneer wordt het project succesvol geacht? 
Dit is een lastige. Wellicht moet u hier zeker stellen dat uw bedrijf beter af is in de nieuwe situatie dan in de oude. Wellicht is het een specifieke ROI waarom dit project werd gestart. Hopelijk is uw bedrijf na implementatie beter gepositioneerd om te kunnen groeien. Maar dit is aan u. U weet het beste waarom uw bedrijf ERP implementeert. Welke u ook gaat kiezen, zorg ervoor dat deze doelen al voor de start van de implementatie zijn gedefinieerd en gecommuniceerd met het team.
.

Meer informatie over ERP?

Vragen over ERP of andere bedrijfssoftware?
Neem contact op met Jaap Lucas voor een vrijblijvend gesprek.

Reageer