085-0494494

panel
Home > ERP implementatie > Acceptatie van nieuwe ERP software bij werknemers. Hoe bereik je dat?

Acceptatie van nieuwe ERP software bij werknemers. Hoe bereik je dat?

06 april 2016

Werknemers kunnen een ERP software implementatie een stuk ingewikkelder maken, bijvoorbeeld door moeilijk te doen als ze niet goed weten wat ze moeten verwachten.

Dit klinkt vervelend, maar is eigenlijk heel logisch. De meeste mensen houden nou eenmaal niet van verandering. Al helemaal niet als niet goed uitgelegd wordt waarom iets gedaan is. Bij een ERP implementatie is dit niet anders. Daarom is het meeste lastige en uitdagende aspect van een implementatie het menselijke aspect. Technische problemen en de keuze van de software leverancier zijn eenvoudig, vergeleken met de acceptatie van een nieuw ERP systeem bij werknemers. Daarnaast weten vele consultants niet goed hoe ze om moeten gaan met het menselijke aspect. Echter, met de juiste strategie en aanpak is acceptatie prima te realiseren. We geven u graag een aantal tips: 

1. Begin met de bedrijfsprocessen

Veel ERP leveranciers zullen u vertellen dat de analyse van bedrijfsprocessen niet het belangrijkste is, omdat hun software de processen reeds duidelijk aangeeft. Maar software moet niet vertellen hoe u uw bedrijf moet runnen, software moet bijdragen aan uw processen. De meeste ERP systemen zijn zowel flexibel als robuust, waardoor het onmogelijk is dat software precies zal aansluiten bij uw processen. U zal daarom eerst uw bedrijfsprocessen moeten definiëren en daarna pas gaan bepalen welke processen verbetert moeten worden.  Software zorgt voor de details omtrent hoe specifieke processen worden uitgevoerd, maar bepalen niet de processen zelf. Als dit niet goed is uitgevoerd, wordt het lastiger om werknemers mee te krijgen in het gebruik van het nieuwe ERP systeem. 

2. Identificeer de impact van verandering

Als uw bedrijf eenmaal de huidige en toekomstige bedrijfsprocessen bepaald heeft, moeten de gaten die tussen deze huidige en toekomstige processen zitten worden voorgelegd aan de diverse afdelingen en/of werkgroepen in de organisatie. Hierdoor kunnen werknemers een bijdrage leveren door aan te geven hoe zij nu werken, en hoe ze dat graag willen doen in de toekomst. Als voorbeeld: als bij de financiële afdeling Excel spreadsheets worden vervangen door een nieuw ERP systeem, is het belangrijk dat de afdeling zijn rol in dit proces begrijpt, de keuze voor deze verandering accepteert en snapt dit hoe dit hun werk gaat beïnvloeden. Door dit vooraf te weten en hier eventueel invloed op uit te kunnen oefenen, is de kans dat de afdeling het nieuwe systeem accepteert een stuk groter. 

3. Begin de training ruim voor de “go-live” van de ERP software

Een training voor eindgebruikers vindt vaak pas een paar weken voor de go-live van een ERP systeem plaats. Dit is niet altijd even handig. Beter zou zijn als een eindgebruiker een aantal trainingen krijgt over de vernieuwde bedrijfsprocessen en hem duidelijk wordt gemaakt wat zijn rol en verantwoordelijkheid hierin zijn. Dit moet gebeuren ver voordat de werknemer wordt getraind om het nieuwe systeem te gebruiken. Als de werknemer goed op de hoogte is, is er sneller acceptatie. Daarnaast is het dan een stuk gemakkelijker om hem te leren werken met de nieuwe ERP software. 

4. Niet besparen op organisatorisch verandermanagement en training

We hebben nog nooit gehoord van een project waar teveel tijd werd gestoken in organisatorisch verandermanagement. Het ene initiatief voor verandering is beter dan het andere, maar teveel tijd en geld investeren in de acceptatie en training van personeel bestaat eigenlijk niet. In plaats van te bekijken hoe kan worden bespaart op activiteiten rond organisatorisch verandermanagement, is het beter te kijken naar hoe geïnvesteerd kan worden in initiatieven om mensen te trainen en voor te bereiden. Op de lange termijn zal dit geld besparen en bijdragen aan het halen van ROI (Return On Investment).

5. Zorg dat het uitvoerend- én managementteam aan boord is

Als het uitvoerende team niet aan boord is zal het project mislukken, wat u verder ook doet. Het is daarom van belang dat het implementatie team het managementteam doet inzien dat er een hoop tijd in het project gestoken moet worden, zowel door het implementatie- als managementteam. Dit zodat zij de benodigde middelen aandragen en op het juiste moment strategische beslissingen kunnen maken. In een effectief plan dat rekening houdt met organisatorisch verandermanagement is dit belangrijke aspect altijd meegenomen. 

 

Meer informatie over ERP?

Vragen over ERP of andere bedrijfssoftware?
Neem contact op met Jaap Lucas voor een vrijblijvend gesprek.

Reageer