De leuke kant van een ERP implementatie
19 augustus 2016
Voor veel bedrijven is ‘leuk’ niet het eerste woord dat in gedachte opkomt, als het gaat om implementatie van een nieuw ERP systeem. Dit is ook logisch, het implementeren van een nieuw ERP systeem is lastig en niet altijd even leuk.
Zowel C-level management als personeel op de vloer zien software upgraden of nieuwe software implementeren meestal niet als een interessante mooie klus, maar als een noodzakelijk kwaad. Een ERP project kost veel tijd en moeite, en hiervoor de juiste motivatie vinden is vaak lastig. Maar wel noodzakelijk! Zonder een goede motivatie is het lastig om een project goed af te ronden. Het is daarom belangrijk om ook de leuke en positieve kanten van een ERP implementatie te zien, en dan hebben we het vandaag niet over een betere efficiëntie of winststijging. Door een positieve draai te geven aan een ERP implementatie, wordt het een stuk leuker en gemakkelijker om nieuwe ERP software te implementeren en, niet minder belangrijk, te accepteren. We geven een aantal voorbeelden hoe u een positieve draai kunt geven aan uw ERP project. Kijk natuurlijk wel goed of deze passen bij de cultuur van uw organisatie.
Naamgeving van het project
Aan het begin van een ERP implementatie kan voor medewerkers een wedstrijd worden georganiseerd, met als doel om het project een passende naam te geven. De opdracht is om een projectnaam te formuleren die de essentie van het project bevat en past bij de bedrijfscultuur. Dit heeft twee voordelen: Ten eerste is dit een goede manier om het belang, doel en doelstellingen van het project luchtig te brengen aan de werknemers. Ten tweede; het zet medewerkers aan het denken over de essentie van het project en hoe dit het bedrijf verder moet gaan helpen. Zo ontstaat er een grotere betrokkenheid bij werknemers voor het project. Voorwaarden: Zorg dat iedereen wordt betrokken, communiceer duidelijk en effectief en beloon alle deelnemers en vooral natuurlijk de winnaars. Een mooie prijs ter motivatie kan hier zeker geen kwaad.
Vier de successen
De meeste ERP implementaties nemen een hoop tijd in beslag en hebben ook nog een lange looptijd. Om de kinnen omhoog te houden is het belangrijk om tijdens dit proces de successen te vieren, hoe klein deze ook zijn. Bijvoorbeeld als gestelde subdoelen behaald worden of als een probleem is opgelost. Er hoeft dan echt niet gelijk groot uitgepakt te worden. Een publieke toespraak, een bericht in de interne nieuwsbrief/mail of een compliment tijdens een meeting kunnen al heel erg effectief zijn. Of natuurlijk een gezellige borrel aan het einde van dag.
Team building
Plan een activiteit op kantoor of elders waar het projectteam samenkomt voor teambuilding, een plek waar de neuzen de dezelfde kant op worden gezet. De focus moet liggen opdat dezelfde visie en doelen worden nagestreefd door iedereen in het team. De sleutel is om vertrouwen op te bouwen binnen het team en een sfeer te creëren waarin open en eerlijk wordt gecommuniceerd. Denk bijvoorbeeld aan spellen waar naar persoonlijkheden, kwaliteiten en interesses wordt gekeken en wordt nagedacht en gepraat hoe deze met elkaar kunnen samenwerken en interacteren.
Oog voor het individu
Zet individuen in het zonnetje die zich actief inzetten voor het project. Bijvoorbeeld doordat ze anderen goed motiveren of komen met innovatieve ideeën. Neem daarnaast ook de mensen in acht die positief blijven terwijl ze genoeg te mopperen hebben en ook hadden kunnen gaan tegenwerken. Vraag ze bijvoorbeeld om op te staan en hun verhaal met collega’s te delen.
Waardering
Een ERP implementatie is een grote uitdaging voor iedereen binnen een organisatie, met name diegene die het grootste deel van hun tijd in het project steken. Soms doen deze mensen dit nog bovenop hun reguliere baan. Dit is hard werken, en hard werken moet beloond worden. Er zijn vele manieren waarop directie deze teams en/of individuen kunnen belonen voor hun inspanning. Denk aan een diner, een concertkaartje of misschien gewoon de bowlingbaan. In ieder geval een plek waar de gesprekken minder formeel zijn. Geef het team de gelegenheid om even samen weg te zijn van kantoor. Dit zal het team, ook buiten de bedrijfsmuren, een stuk hechter te maken.
Het succes van een ERP implemenatie hangt grotendeels af van de mensen die eraan werken. Een gemotiveerd team dat hard werkt maar ook veel lol heeft samen, is niet alleen goed op het menselijke vlak, maar zeker ook op strategisch niveau.
Meer informatie over ERP?
Vragen over ERP of andere bedrijfssoftware?
Neem contact op met Jaap Lucas voor een vrijblijvend gesprek.
Of bel direct: 0318-745010