Onnodige bedrijfsprocessen en hoe ze te voorkomen
19 april 2017
Wat we veel zien bij klanten is dat ze eerst leren werken met een systeem dat niet goed functioneert, alvorens er uiteindelijk iets aan te doen.
Ze zijn er dan in geslaagd te kunnen werken met een niet functioneel systeem door hun processen hierop aan te passen. Hierin zijn ze uiteindelijk wel effectief, maar echt efficiënt is het nooit. Dit fenomeen wordt ook wel workarounds (omwegen) genoemd. Onze consultants verbazen zich soms echt over de workarounds die zijn gecreëerd. Ondanks dat ze uiteindelijk leiden naar het gewenste resultaat (en dat is knap), neemt het ongelooflijk veel extra tijd in beslag. Echter, de organisatie heeft vaak niet eens door dat ze niet structureel bezig zijn, ze doen dit immers al jaren en zijn eraan gewend geraakt.
De meeste organisaties hebben vaak niet eens door dat ze met omwegen werken
Ondanks dat wij soms ook voor verrassingen komen te staan, hebben de meeste van de operationele en/of organisatorische workarounds die we tegenkomen soortgelijke patronen. Een groot deel van deze patronen worden door een organisatie pas aangepakt op het moment dat het echt niet meer zo verder kan. Dat is vaak het punt dat wordt besloten dat er nieuwe software moet komen en (als het goed is) bedrijfsprocessen worden geanalyseerd, waar nodig herzien en geherstructureerd. Maar eigenlijk is dit proces dan al veel te laat begonnen. Een selectie- en implementatie-traject duurt vaak lang en in die tussentijd moet uw bedrijf blijven werken met het oude systeem. De vraag is: hoe weet u nou of dit ook voor uw organisatie geldt? Om hier een beetje bij te helpen beschrijven we een aantal van de onnodige bedrijfsprocessen en workarounds die we tegen komen. Herkent u bepaalde processen van uw bedrijf hierin? Wellicht is het dan tijd voor een digitale transformatie of ERP implementatie.
Verborgen spreadsheets
Bijna elke organisatie heeft één of meerdere spreadsheets of een database die belangrijke en alomvattende informatie bevat. Wat daarbij meestal door slechts een enkel persoon wordt bijgehouden en opgeslagen op de desktop. De rest van het team of organisatie houden hun hart vast (of zouden dit in ieder geval moeten doen) dat er niets met deze persoon, de computer of het bestand gebeurt. Bedrijven geven het niet graag toe of hebben het simpelweg niet door. Maar uw organisatie heeft naar grote waarschijnlijkheid meerdere van dit soort voorvallen.
(We schreven hierover ook het artikel: “Waarom Microsoft’s Excel gevaarlijke software is”.)
Eilandjes van informatie
Terwijl sommige werknemers bezig zijn met spreadsheets de zwaktes van bedrijfssoftware te compenseren, acteren andere werknemers als zogenaamde “informatie bottlenecks”. Ze kennen en begrijpen alle aspecten van een organisatie, maar deze kennis wordt niet of amper gedocumenteerd of gedeeld met anderen. Als er iets met deze werknemer gebeurt, zal het bedrijf hier zwaar onder leiden. Het verzamelen en vervolgens onthouden van deze kennis door werknemers gebeurt vaak niet met opzet (het komt echter wel voor dat het wordt gebruikt door werknemers om zich onmisbaar te maken). Maar ongeacht de oorzaak is het zeer inefficiënt en neemt het risico’s mee voor het bedrijf.
Slecht communicerende afdelingen
Niet alleen grote, maar ook de kleinere bedrijven hebben de gewoonte eilandjes en afstand tussen diverse afdelingen te creëren. Afdelingen begrijpen elkaar niet goed en belangrijke zaken worden niet gecommuniceerd. Hierdoor staan de neuzen niet dezelfde kant op. Dat is het gevolg van operationele en technische onvolwassenheid. Verbeterde technologie, zoals een nieuw ERP systeem, kan helpen deze muren te doorbreken en uiteindelijk effectieve communicatie en coördinatie te bereiken tussen afdelingen. En ja, dit is ook goed mogelijk bij grote en complexe organisaties.
Beslissingen uit onzekere informatie
Als systemen niet meer voldoen of bedrijfsprocessen niet meer functioneren, is bruikbare en kloppende Business Intelligence vaak ver te zoeken. Maar links- of rechtsom moeten er beslissingen worden genomen. Ondanks dat u wellicht weet dat bepaalde rapporten (uit bijvoorbeeld Excel sheets) wellicht niet accuraat zijn, neemt u nog steeds beslissingen op basis van deze informatie. En dat is ook logisch, want er is immers niets anders beschikbaar. Dit is een lastige (zo niet onmogelijke) wijze om uw onderneming te runnen. Een digitale transformatie en goed passende bedrijfssoftware kan ervoor zorgen dat giswerk wordt vervangen door weloverwogen beslissingen.
Meer informatie over ERP?
Vragen over ERP of andere bedrijfssoftware?
Neem contact op met Jaap Lucas voor een vrijblijvend gesprek.
Of bel direct:085-0494 494