Lumiforte

“De selectie en implementatie van een nieuw ERP-systeem is voor ons internationale bedrijf het grootste project wat we in jaren op ons bord hebben. We staan nu vlak voor de implementatie en dat gaat een behoorlijke impact op de organisatie hebben. Maar wij zijn er kalm onder. 

Mede dankzij IT Selector verliep alles tot nu toe soepel. Er zullen trainingen zijn en begeleiding. Dus we hebben er vertrouwen in. Ik voel zoveel commitment en goede wil.” Aldus projectmanager Jeroen Vrieselaar van Lumiforte.

“Lumiforte ontwikkelt, produceert en verkoopt innovatieve coatings en belijningsproducten. Onze klanten zijn distributeurs, dealers, aannemers en groothandels over de hele wereld. 

De tuinbouw coatings (ReduSystems en Sudlac) zorgen voor een beter kasklimaat tijdens de productie van groenten, fruit en bloemen. We richten ons op de internationale tuinbouwsector en exporteren onze producten naar meer dan 70 landen. In Europa zijn wij actief als specialist in de belijning van sportvelden (Selectline).
Lumiforte heeft twee state-of-the-art productielocaties in Nederland en Frankrijk. Wij bieden werk aan ruim 70 werknemers. Alle benodigde bedrijfsonderdelen (R&D, productie, marketing, verkoop en logistiek) hebben we in eigen huis. Onze verkoopkantoren zijn gevestigd in Nederland, Frankrijk, Spanje, Georgië, Polen, Mexico, Canada en China.”

Uitdaging

“De juiste data voor de juiste mensen beschikbaar op het juiste moment. Dat is van meet af aan ons grootste doel. Specifiek voor IT was onze uitdaging dat we in verschillende landen opereren en in onze productievestigingen in Nederland en Frankrijk op twee manieren acteerden. 

Al jaren hadden we het erover: we hebben nieuwe ERP-software nodig. We willen gecentraliseerde data, totaaloverzicht, uniformiteit en minder afstemmingstijd. Maar door de groei de afgelopen jaren en onze focus op productieontwikkeling, klanten en levering start je zo’n project niet zomaar. Je beseft allemaal dat het beter kan, maar ondertussen roei je gewoon door met de riemen die we hebben. En daar hebben we prachtige resultaten mee behaald.”

Dit gaf de doorslag

“Uiteindelijk hakte onze CFO Niels de Groot de knoop door, hij maakte projectbudget vrij, koos voor IT Selector en organiseerde een kick-off waarin hij het belang van de keuze voor een nieuw pakket uitlegde. Het is onze ambitie om een wereldspeler te zijn, dan moeten we harmoniseren en optimaliseren.

Sindsdien heeft ieder er veel betrokkenheid bij, men deelt het inzicht over te behalen tijdswinst en laat zien te willen meedenken. Er groeit saamhorigheid en commitment. Iedereen wil graag verbetering én daar zelf onderdeel van zijn.”

Aanpak

“IT Selector stond Lumiforte bij met de procesinventarisatie en de selectie van software en implementatiepartner. Ons bedrijf telt ruim 70 personeelsleden. Een internationaal gezelschap, zeker wel 25 mensen, was betrokken bij de inventarisatie van onze processen en de ontwikkeling en harmonisatie. We gaan uit van global en unified en daarom heet dit project bij ons intern ook Unify.

Wij kozen ervoor om dit project meteen aan te grijpen voor opschoning en harmonisering van data en processen en voor het wegwerken van allerhande workarounds. Ik werd grotendeels – en voor langere tijd – vrijgesteld als projectmanager ERP en nu organiseer ik iedereen bij elkaar.

Ik ken dit bedrijf door en door en manage dit project bewust met een hands-on mentaliteit zodat key-users wel betrokken zijn, maar in verhouding minder tijd hoeven te stoppen in de data-inrichting. Dat is nodig want net als overal in het bedrijfsleven geldt bij ons: orders gaan altijd voor!

We selecteerden voor de projectgroep key-users uit elk proces, dus proceseigenaren en mensen die orderintakes doen, iemand van expeditie, een productieleider, iemand van kwaliteitscontrole. Er waren workshops met IT Selector voor de coreprocessen van ons bedrijf zoals sales, ordermanagement, productie, finance en logistiek. Dat resulteerde in uitgeschreven processen en een basisprogramma van eisen.

Een aparte sessie ging over het huidige en toekomstig gewenste ICT-landschap. Dat was meer dan helpend. Het was ook strategisch van belang voor ons bedrijf. IT Selector maakte een rapport en dat is voor het selectieproces naar een aantal partijen gestuurd.”

Typering werkwijze IT Selector

“Structuur aanbrengen, in kaart brengen wat we nu doen, straks willen doen en daarvoor nodig hebben. Doorvragen en overzicht creëren. Dat is de kracht van IT Selector in de inventarisatiefase. Cruciaal om daarin te investeren aan de voorkant van het proces. Zodat we straks een goed doordacht en onderbouwd pakket kiezen en implementeren.”

Michiel van Heusden hield ons echt scherp. Ons toekomstige proces wordt daar beter van. Ook het verwoorden van alle processtappen en keuzes deed hij heel goed. Zodat mensen zich erin herkennen en zich erachter willen scharen. 

Wat vaak gebeurt in een selectiefase: als klant doe je veel op gevoel. Want eigenlijk weet je er niet genoeg van. Je doet dit erbij. Dan is IT Selector scherp op hoe je de emotie erbuiten zet. Even terug naar de feiten, check alle stappen en laat er een eerlijk vergelijk komen. Je neigt er op een gegeven moment naar om shortcuts te maken. Je hebt het druk, wilt dóór en een keuze maken. Juist dan blijft IT Selector gedegen, geduldig en gedreven. En dat heb je nodig!

In het hele traject merk je aan alles dat IT Selector de markt overziet en het spel met de leveranciers beheerst. Fair en superalert. Zij vinden nog zaken in een voorstel waar je als klant overheen leest. Ze letten erop of in de voorstellen alle vragen feitelijk wel beantwoord worden en of de inrichting zo kan zoals wij het willen. Of het eenduidig is en voor ons echt de beste oplossing.”

Resultaat

“We hebben eerst een keuze gemaakt voor de software Microsoft Dynamics F&SCM , maar nog niet direct voor een partner. De weken na deze ’tentative choice’ hebben we besteed om te bepalen of deze principekeuze een definitieve keuze kon worden. Uiteindelijk hebben we gekozen voor 9Altitudes als implementatiepartner. Michiel van Heusden van IT Selector bleef ons deze periode ondersteunen bij de contractonderhandelingen. Hij blijft ook als sparringpartner bij de implementatie betrokken en daar zijn wij heel gelukkig mee.

Naast de keuze voor een goede ERP-oplossing levert dit traject ons ook zoveel verbeterpunten op voor onze processen. Ontdubbelen, opschonen, heel veel kleine taakjes die we nu al zelf kunnen doorvoeren. De hele mindset staat goed nu en daarmee brengen we onze processen, data en rolverdeling op orde.

Voor een grote groep in ons bedrijf is deze periode tussen selectie en implementatie een rustige tijd. Ik probeer de aandacht in de projectcommunicatie levend te houden. Want ik weet: dit is de stilte voor de storm. We gaan er vol vertrouwen in!”

Jeroen Vrieselaar, Global project manager