Venntri/Maxxisample

“Het belang is groot: de keuzes die wij nu maken, gaan zeker 20 jaar mee. Zowel in onze Nederlandse als in onze Tsjechische vestiging. We zochten een ERP-systeem dat bij onze ambities past. Dit is voor ons de meest complexe onderneming in de geschiedenis van het bedrijf.” Zo typeert Wessel van der Heijden, directeur en mede-eigenaar van Venntri en Maxxisample het proces naar een nieuw ERP-systeem. De begeleiding van IT Selector bleek cruciaal.

“Met vakmanschap, creativiteit en intelligente technologie maken Venttri en Maxxisample samen overtuigende presentatieproducten voor bedrijven en organisaties. Van ringbanden met logo tot customized presentatiekoffers met schuiminterieur en op maat gemaakte stalen. De unieke samenwerking van de twee bedrijven in Nederland en Tsjechië maakt het ook voor bedrijven in de interieurbranche de juiste partner, aangezien Maxxisample beschikt over alle belangrijke technieken die nodig zijn voor de verwerking van stalen.

De aanleiding: noodzaak én toekomstverbetering

“We werken vanouds met twee fabrieken, een in Nederland en een in Tsjechië. Beide met eigen ERP- en CRM-systemen. Die waren toe aan vervanging en integratie. Essentieel voor de toekomst van het bedrijf is dat we samenwerken om de markt goed te kunnen bedienen. Ons aandeel gezamenlijke orders groeit enorm. Een belangrijke verbetering zagen wij dan ook in de implementatie van één robuust ERP-systeem voor beide bedrijven. Zodat we de informatievoorziening, de data-beschikbaarheid en het samenwerken substantieel op een hoger kwaliteitsniveau krijgen.

Met beide managementteams besloten we dit te gaan realiseren. Tegelijkertijd keken we kritisch naar onze eigen capaciteit op het gebied van kennis. We concludeerden dat het een behoorlijk complexe exercitie is. Zeker doordat het om twee bedrijven gaat met deels eigen en deels overlappende processen. We verkenden de aanpak en zochten een onafhankelijk adviseur.”

Dit gaf de doorslag

“We voerden verkennende gesprekken. Drie partijen kwamen met een voorstel en een toelichting op hun werkwijze. Jaap Lucas van IT Selector besprak zorgvuldig wat ons zou kunnen helpen. Dat voelde goed. Zijn aanpak matchte met die van ons. We zijn een middelgroot mkb-bedrijf met een pragmatische cultuur. Dan moet je niet met dikke rapporten aankomen. Belangrijk was ook dat IT Selector nette prijzen hanteert en een aantal positieve referenties gaf. Zowel over Jaap als over het bedrijf. We hebben die referenties ook nagetrokken en dat gaf ons veel vertrouwen.”

Aanpak

Bij de drie grote fases van ons project Digital stond IT Selector ons bij: de inventarisatiefase, de selectiefase en nu ook met de implementatiefase. 

Michiel van Heusden van IT Selector begeleidde ons zorgvuldig in de inventarisatiefase. Feitelijk oversteeg dit de term inventarisatie. Het was een gezamenlijk bepalen van onze toekomstige koers. In flink wat sessies per domein en proces kwamen de Nederlandse en Tsjechische collega’s tot toekomstvisies en besluiten. Dat was heel goed voor de cohesie. Uiteindelijk lag er een inventarisatierapport en een aanvraag naar de markt met onze eisen en wensen op basis van gewenste processen en situaties. 

Michiels advies en duiding van processen en de functionaliteiten die je ervoor kan gebruiken heeft echt meerwaarde. Zodra een onafhankelijke expert collega’s van Nederland en Tsjechië uitlegt wat een effectieve oplossing is, ja dan werkt dat overtuigend en volgen we samen zijn advies.”

Selectiefase

“Na de inventarisatie volgde de selectiefase. Michiel stelde een RFQ (request for quotation) op en na een voorselectie voor ons type bedrijf schreef hij vijftien leveranciers aan met een RFP (request for proposal). Zeven van hen deden een aanbieding. 

Michiel verwerkte en analyseerde alle aanbiedingen netjes. Daarna maakten we samen een shortlist op basis van scores uit de domeinen. Niet alleen op functionaliteit, maar ook op basis van de presentaties. 

Met drie partijen volgden we het traject met demo-cases. Michiel ondersteunde ons daarbij. Zodat de partijen echt een proces en een order van ons lieten zien met hun systeem. Heel realistisch. De aanpak, de afwegingen en de keuzes, het geeft allemaal een goed beeld van waartoe een leverancier in staat is. We scoorden alle demonstraties en daaruit volgde een keuze.

Uiteindelijk deden tien mensen van ons mee aan alle sessies. Het was een intensief traject van inventarisatie en selectie dat een jaar in beslag nam. Daarvan duurde de inventarisatiefase een half jaar en voor ons type organisatie was dat het intensiefste. De selectiefase duurde ook een half jaar maar was in verhouding minder intens voor ons en juist meer intens voor IT Selector.” 

Resultaat

“Het afwegen en kiezen was in feite makkelijk. Michiel kwam met een presentatie van alle bevindingen en afwegingen op basis van onze criteria en prioriteiten. Ik denk dat we een ideale situatie hadden met de leveranciers op de shortlist want degene die substantieel het beste presteerde op kwaliteit, cultuur en match was ook substantieel de gunstigste qua prijs. Dat verwacht je vooraf niet. Maar zo pakte het goed uit.

In oktober tekenden we het contract. In januari startte de implementatiefase. Isah onze nieuwe leverancier structureert nu de oplossing en de hoge basisinrichting van het systeem. Michiel van IT Selector is hierbij voor één dag per week onze sparringpartner, hij biedt advies, ondersteuning en capaciteit.”

Typering werkwijze IT Selector

“Bij ons werken mensen al jaren met ERP, maar daarmee heb je nog geen inzicht in actuele ontwikkelingen en best practices in ERP-land. Michiel heeft dat overzicht wel. Hij komt overal en bij allerlei bedrijven. Hij heeft heel veel kennis van processen en oplossingen en komt zo tot de beste fit. 

We zijn nu bezig met de integratie van twee aanvullende finance tools. Michiel houdt ons én de leverancier heel scherp op gemaakte afspraken en op de beste weg naar de gewenste situatie voor ons vanuit ERP-oplossingen. Hij doet er alles aan om voor onze belangen op te komen. Heel makkelijk, deskundig én streng. Hard op de feiten en zacht op de mens. Dat typeert de aanpak van IT Selector.”

De impact van de dienstverlening van IT Selector voor ons

Voor ons is dit een heel groot en complex project naast onze normale werkzaamheden. Zoals we het nu aanpakken, zo grondig en kritisch op alle processen, dat is echt de impact van IT Selector. 

Dat heb je ook echt nodig bij zo’n project en dat hadden we nooit alleen kunnen doen. Hun kennis is ongeëvenaard. Iedereen in het bedrijf is heel tevreden over IT Selector en hun aanpak. Daar hoef ik niet eens om te vragen, men zegt het mij vanzelf.

Natuurlijk heb je budget en tijd nodig. Maar op termijn verdient IT Selector zichzelf voor jou terug. Omdat je de juiste keuzes maakt voor de toekomst, voor oplossingen, voor systemen en voor leveranciers. Daar heb je minstens 20 jaar plezier van.”

Wessel van der Heijden, Director Venttri/Maxxisample